Recepcja eventowa
Recepcja na piknik dla ponad tysiąca rodzin zamiast wspólnego Excela
O projekcie
Na Piknik Rodzinny Wieltonu w czerwcu 2026 roku zapisało się ponad tysiąc pracowników. Z osobami towarzyszącymi i dziećmi to kilka tysięcy osób. Recepcja miała odhaczać gości na sześciu stanowiskach naraz i każdemu od razu wydać właściwe opaski. Zamiast wspólnego Excela zbudowaliśmy na to osobną aplikację.
(Wyzwanie)
Plik z formularza zapisów miał 125 podwójnych rejestracji, rodziny na jednym numerze karty i dzieci wpisane w jednej komórce. Sześć stanowisk musiało pracować na jednej bazie, a obsługa nie mogła widzieć telefonów ani maili gości. Każda pomyłka przy bramce to kolejka rodzin z dziećmi.
01 / 03(Zakres)
- Import listy z formularza zapisów. Sam znajduje arkusz i kolumny, łączy duplikaty, ponowny import nie dubluje gości
- Wyszukiwanie bez polskich znaków, po osobie towarzyszącej i po numerze karty ze skanera
- Karta gościa. Pracownik, osoba towarzysząca i każde dziecko osobno, dołączanie rodziny później
- Ekran „Wydaj”. Opaski białe dla dorosłych, pomarańczowe dla dzieci, naklejki dla dzieci do 10 lat i opaski VIP
- Lista gości z filtrami, statystyki na żywo, wykres wejść i dziennik operacji ze stanowiskiem
- Eksport obecności do XLSX, plan B na wydrukach i usunięcie danych po evencie
- 37 testów bezpieczeństwa i próba 100 równoległych wejść z sześciu stanowisk
(Rezultat)
Obsługa przy każdym gościu widzi tylko to, co potrzebne do wpuszczenia i wydania opasek, a organizator ma frekwencję na żywo.
03 / 03stanowisk na jednej bazie
podwójnych zapisów scalonych przy imporcie
rodzaje opasek i naklejek
testów bezpieczeństwa
Od pliku
do bramki
Recepcja na pikniku to nie biuro. Każdy ekran ma działać, kiedy przed stanowiskiem stoi rodzina z dziećmi, a za nią kolejka.
Lista
Plik z zapisów miał duplikaty, rodziny na jednym numerze karty i dzieci w jednej komórce. Import rozpoznaje to sam.
Stanowisko
Wyszukiwarka, karta gościa i jeden duży przycisk. Pracownik, towarzysz i każde dziecko to osobne pole do zaznaczenia.
Wydawanie
Po wejściu ekran mówi, co wydać. Naklejka z imieniem dziecka i telefonem rodzica dla dzieci do 10 lat.
Testy
37 scenariuszy bezpieczeństwa i 100 równoległych wejść. Gdy dwa stanowiska klikną tego samego gościa, wejście zapisze się raz.
Po evencie
Eksport obecności do Excela i usunięcie danych gości z serwera.
